Gmailが他のメールアプリケーションと比べて便利に使えるポイントの1つはその検索機能です。キーワード検索以外にも覚えておくと便利な検索機能があるので本日はご紹介していきたいと思います。
件名に特定のキーワードを含むものを検索
利用シーンとしては件名に入っているキーワードは思いつくんだけど、それで検索すると、メール本文にもマッチしてしまって検索結果が膨大になり全然目当てのメールが発見できない、そんな状況です。
そんなときは検索ボックスに下記のように入力しましょう。
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subject:検索キーワード |
例えば、「請求書」と件名に記載されたメールだけを探したい場合には、
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subject:請求書 |
とします。
補足ですが、キーワード検索で特定のキーワードを含まないという条件も付け加えたいときはキーワードの前に「-」を付けます。例えば「請求書」を含むが、「申込書」というキーワードを含みたくない場合は次のように検索ボックスに入力していきます。
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subject:請求書 -申込書 |
添付ファイルがあるメールだけを検索
あの添付ファイルが付いたメールがほしい!そんなシーンは結構多いかと思います。そんなときはこの方法を使用してください。
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has:attachment |
「株式会社A」というキーワードをさらに付け加えたいときには
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has:attachment 株式会社A |
このようにしていきます。
ちなみに添付ファイルではないですが、Googleドキュメントやスプレッドシートが付いているものだけを検索したいときには、
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// Googleドキュメント has:document // Googleスプレッドシート has:spreadsheet // Googleプレゼンテーション has:presentation |
添付されているファイル名から検索
上の添付ファイルがあるものだけを取得したい場合と利用シーンは似ていますが、より具体的にファイルの名前を覚えている場合はこちらの方が便利です。
例えば、「発注書」と書かれたファイルを探したい場合には次のようにします。
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filename:発注書 |
さらにその中でもPDF形式のものだけを探したいときには
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filename:発注書 filename:pdf |
と入力していきます。
未読のメールだけを検索
間違ってアーカイブしてしまっていたりしていて、未読メールを探していきたいときには
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is:unread |
を使いましょう。逆に既読のものを探すときは
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is:read |
とします。
送信された日付で検索
今年にもらったメールとか、5年前の古いメールを検索したいシーンも結構多いかと思います。その場合は「after」や「before」などを使うと便利です。
2018年12月31日以前に受信をしたメールがほしい場合には
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before:2019/01/01 |
このようにします。「before」は指定した日付は含みませんが、「after」は含むのでその点だけ注意が必要です。
このことを踏まえると、2018年内の場合は次のようになります。
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before:2019/01/01 after:2018/01/01 |
本日ご紹介した5つの検索方法は仕事でもよく使うものかと思うので覚えておいて損はないかと思います。
Googleアプリを仕事で使うなら「G Suite」がおすすめ
ポイント
- 「@gmail.com」ではなく独自のドメインを使用できる
- Googleドライブ内のファイルをチーム内で共有するのが簡単
- カレンダーでのスケジュール共有が簡単
- 30GBの保存領域が利用可能
- ユーザー管理やセキュリティー対策も簡単に設定可能
など大切な情報を管理するためのサービスが充実しています。これだけの機能が月680円で利用が可能。14日間の無料トライアルもあって安心してトライできます。さらに今なら12ヵ月間ずっと20% OFFのクーポンを利用可能です。ぜひご活用ください。
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